Cuando una empresa, un colegio o una comunidad necesita reunir a un grupo de personas, la opción más sencilla suele ser hacerlo en su propio entorno: una oficina, un auditorio cercano, un salón institucional o incluso un espacio que ya conocen.
Pero hay eventos para los que salir de ese entorno tiene sentido.
Una jornada de planeación, una convivencia de equipo, un encuentro formativo, un retiro institucional o una actividad de integración pueden aprovechar el cambio de lugar para modificar también la manera en que las personas se relacionan con la actividad.
La razón no es simplemente «salir de la rutina». Un evento fuera del entorno habitual puede reducir algunas de las interrupciones asociadas al trabajo cotidiano, facilitar nuevas interacciones entre los participantes y crear mejores condiciones para concentrarse en un objetivo común. En el caso de los equipos de trabajo, una investigación publicada en Strategic Management Journal encontró que los encuentros fuera de la oficina pueden modificar las redes de colaboración dentro de las organizaciones y favorecer nuevas conexiones entre personas que antes trabajaban menos entre sí.
Para colegios y grupos educativos, la evidencia también apunta a beneficios en participación, habilidades sociales, colaboración y bienestar cuando determinadas actividades de aprendizaje se desarrollan fuera del entorno tradicional. Una revisión sistemática que analizó 147 estudios encontró resultados positivos asociados al aprendizaje en entornos naturales y exteriores, aunque también señala que los resultados dependen del contexto y de cómo se diseñe la actividad.
Entonces, ¿qué puede aportar realmente hacer un evento fuera de la ciudad?
En un espacio habitual existen rutinas, interrupciones y asociaciones que pueden competir con el objetivo del encuentro.
Para un equipo de trabajo, permanecer en la oficina durante una jornada de planeación puede hacer que la actividad se mezcle con correos, llamadas, pendientes y solicitudes que siguen llegando. Para un colegio, permanecer en el mismo espacio donde ocurren las clases puede dificultar que una actividad tenga una dinámica diferente. Para una comunidad, reunirse siempre en el mismo lugar puede limitar las posibilidades de interacción.
Cambiar de entorno introduce una separación física respecto de esas rutinas.
Esto no significa que cualquier lugar nuevo produzca automáticamente mayor concentración. El efecto depende de factores como la agenda, la duración, las condiciones del espacio, la cantidad de interrupciones y la relación entre el lugar y el objetivo del evento.
Por eso, salir de la ciudad funciona mejor cuando el cambio de lugar responde a una necesidad concreta: concentrarse, convivir, conversar, aprender, planear o trabajar sobre un objetivo específico.
Una de las ventajas de trasladar un grupo a un espacio destinado exclusivamente para el encuentro es que se puede organizar la jornada alrededor de una agenda definida.
Esto es especialmente útil para actividades que requieren continuidad.
Una reunión estratégica, por ejemplo, necesita tiempo para presentar información, discutirla, tomar decisiones y establecer compromisos. Si durante el proceso los participantes deben atender constantemente otros asuntos, la conversación se fragmenta.
Un evento fuera del entorno habitual permite establecer un marco diferente: llegada, alimentación, sesiones de trabajo, pausas y actividades complementarias.
La clave está en no llenar cada minuto de la agenda.
Una jornada de ocho horas con ocho horas de presentaciones puede producir el efecto contrario al esperado. El cambio de lugar necesita acompañarse de una programación que combine momentos de concentración, conversación, alimentación, descanso y, cuando corresponda, actividades de interacción.
En las organizaciones, las relaciones suelen organizarse alrededor de las funciones y equipos de trabajo. Las personas que comparten proyectos tienen más oportunidades de conversar que quienes pertenecen a áreas diferentes.
Un evento fuera de la oficina puede modificar temporalmente esa estructura.
La investigación de Madeline Kneeland y Adam Kleinbaum, publicada en Strategic Management Journal, estudió los efectos de los encuentros corporativos fuera del lugar habitual de trabajo sobre las redes internas de colaboración. Los autores encontraron que después de estos encuentros aumentaban las nuevas conexiones de colaboración y que quienes asistían al evento recibían más solicitudes de colaboración posteriormente.
Esto ayuda a entender una diferencia importante: la convivencia no es solamente una actividad social. También puede ampliar el conocimiento que las personas tienen sobre sus compañeros: qué hacen, qué saben, en qué pueden ayudar y con quién pueden trabajar.
Por eso, si el objetivo es fortalecer relaciones, no basta con llevar al grupo a otro lugar. Conviene diseñar espacios donde las personas tengan razones para conversar con quienes normalmente no trabajan.
Dormir en el mismo lugar, compartir una comida, caminar, participar en una actividad o simplemente tener tiempo para conversar genera interacciones que difícilmente aparecen en una reunión de dos horas.
Esto ha sido estudiado también en contextos educativos. Una investigación sobre una salida residencial con estudiantes encontró cambios positivos en las relaciones sociales, con un aumento de conexiones entre participantes, mayor cooperación en pequeños grupos y una mayor percepción de comunidad durante la experiencia.
La convivencia, sin embargo, no significa obligar a todo el grupo a participar en actividades de integración.
Hay personas que conectan conversando durante una comida, otras durante una actividad física y otras en espacios más tranquilos. Un buen programa ofrece diferentes momentos y formas de participación.
Para un colegio, salir del aula no debería entenderse únicamente como una excursión.
Un entorno diferente puede convertirse en parte de la metodología.
Una revisión sistemática sobre aprendizaje al aire libre encontró evidencia de beneficios relacionados con la participación de los estudiantes, el desarrollo de habilidades sociales y colaborativas, el autoconcepto y el bienestar. También encontró algunos resultados positivos en aprendizaje académico.
Otra revisión sobre educación al aire libre encontró beneficios relacionados con competencias sociales, relaciones de confianza, autoestima y sentido de pertenencia.
Esto abre posibilidades para jornadas de formación, convivencias, actividades de integración, encuentros de docentes, retiros y experiencias pedagógicas que necesiten algo diferente al aula tradicional.
El lugar, en estos casos, debe estar conectado con la actividad. No se trata de llevar a los estudiantes a otro sitio para repetir exactamente la misma clase.
Hay conversaciones que difícilmente se resuelven en una reunión de una hora.
Definir el rumbo de un equipo, revisar un proyecto, construir acuerdos, trabajar conflictos o desarrollar una estrategia requiere tiempo para escuchar diferentes posiciones y volver sobre las decisiones.
Un cambio de entorno puede ayudar a crear ese espacio.
También puede favorecer conversaciones informales que complementan las sesiones formales. Una comida, un recorrido o una pausa pueden permitir que aparezcan preguntas y opiniones que no surgieron durante la reunión.
En un estudio sobre encuentros corporativos, los investigadores encontraron precisamente que estos espacios pueden facilitar que las personas conozcan mejor quién sabe qué dentro de la organización y desarrollen nuevas relaciones de colaboración.
Muchos eventos fuera de la ciudad buscan espacios con zonas verdes, actividades al aire libre o contacto con la naturaleza.
Hay razones para hacerlo.
La revisión de 147 estudios sobre aprendizaje en entornos naturales encontró asociaciones con bienestar, participación, habilidades sociales y colaborativas, además de algunos resultados académicos.
Pero esto no significa que cualquier evento realizado en una zona verde vaya a producir esos resultados.
La naturaleza debe tener una función dentro de la experiencia. Puede servir para una actividad pedagógica, una pausa, una caminata, una conversación, una actividad de integración o simplemente para ofrecer un entorno diferente.
Lo importante es que el espacio esté al servicio del propósito del evento.33
Elegir un lugar fuera de la ciudad implica más que encontrar un espacio bonito.
Hay que revisar, como mínimo:
Accesibilidad.
El desplazamiento debe ser razonable para el grupo y estar contemplado dentro de la planeación de la jornada.
Espacios adecuados.
No todas las actividades necesitan el mismo tipo de salón. Una plenaria, un trabajo por grupos, una comida y una actividad al aire libre requieren condiciones diferentes.
Alimentación.
Si el evento dura varias horas, la alimentación forma parte de la experiencia y de la logística. Horarios, menús, restricciones alimentarias y capacidad de atención deben estar definidos previamente.
Equipamiento.
Sonido, proyección, conectividad, iluminación, mobiliario y otros recursos técnicos pueden determinar si una actividad se desarrolla como estaba planeada.
Alojamiento.
Cuando el encuentro dura más de un día, contar con alojamiento en el mismo lugar puede reducir desplazamientos y facilitar la convivencia.
Zonas complementarias.
Las zonas verdes, espacios deportivos, piscina, capilla u otros ambientes pueden ampliar las posibilidades del programa, siempre que respondan al tipo de evento.
Capacidad operativa.
Un lugar puede tener buenos espacios y aun así no ser adecuado si no puede atender correctamente al número de participantes, los horarios y los requerimientos del evento.
También hay que decirlo: salir de la ciudad no siempre es mejor.
Si el encuentro es corto, tiene un objetivo muy puntual o la mayoría de participantes tiene dificultades para desplazarse, un espacio cercano puede ser más conveniente.
Tampoco tiene sentido hacer un desplazamiento largo para realizar una reunión que podría resolverse en dos horas.
El traslado debe justificar el tiempo y el costo adicional.
La pregunta correcta no es:
«¿Qué tan lejos podemos llevar al grupo?»
Sino:
«¿Qué necesita esta actividad que nuestro entorno habitual no está facilitando?»
Si la respuesta es concentración, convivencia, alojamiento, espacios diferentes, contacto con la naturaleza o tiempo para trabajar sin las interrupciones habituales, entonces salir de la ciudad puede ser una decisión adecuada.
Una forma sencilla de tomar la decisión es empezar por el resultado esperado.
Si quieres tomar decisiones, prioriza espacios de trabajo, tecnología y una agenda con tiempos suficientes.
Si quieres fortalecer relaciones, busca condiciones para compartir comidas, actividades y momentos informales.
Si quieres formar, revisa que el lugar permita combinar sesiones, actividades prácticas y espacios diferentes.
Si quieres convivir, considera alojamiento, alimentación y zonas para actividades grupales.
Si quieres desconectarte de la rutina, busca un entorno que realmente marque una diferencia frente al lugar habitual.
El lugar no reemplaza una buena planeación. La facilita cuando existe una relación clara entre el espacio, las personas y el propósito del encuentro.
La principal ventaja de salir del entorno habitual no está necesariamente en viajar lejos.
Está en crear las condiciones para que un grupo pueda dedicar tiempo a algo que normalmente queda interrumpido por la rutina.
Para una empresa puede ser una jornada para pensar y decidir. Para un colegio, una experiencia de aprendizaje y convivencia. Para una comunidad, un espacio para encontrarse y trabajar sobre un propósito común.
Por eso, antes de buscar un destino, conviene definir qué necesita el grupo.
Después viene el lugar.
Y ahí sí vale la pena preguntarse si cuenta con los espacios, la alimentación, los equipos, el alojamiento y las condiciones logísticas necesarias para que el evento pueda desarrollarse de principio a fin.
En Villa de Sales, en Copacabana, es posible reunir en un mismo lugar espacios para eventos, alimentación, alojamiento y diferentes ambientes para desarrollar jornadas corporativas, educativas y comunitarias. La elección del espacio puede ajustarse al número de participantes y al tipo de actividad que se quiera realizar.
Porque sacar a un grupo de su entorno habitual tiene sentido cuando el cambio de lugar también ayuda a cambiar la dinámica del encuentro.